「記録特化型ソフト」だから、現場で使いやすく、活かしやすい。スマートな事業所運営のため、そして現場を守るための「記録ソフト」+「請求ソフト」という選択。
目次
「国保連請求」を優先にすることの弊害
「今のソフト、現場から使いにくいって言われるけど、入れ替えるのは大変だし…」
「請求業務を優先すると、記録機能は我慢するしかないのか…」
もし、あなたが事業所の管理者やシステム担当者なら、一度はこう悩んだことがあるのではないでしょうか？
「うちのオールインワン・ソフトに乗り換えれば、全て解決します」というフレーズ、よく耳にされると思います。 しかし、現実はそう簡単ではありません。請求データの移行、新しい操作の習得、国保連伝送の再設定……。「乗り換え」は、想像を絶するエネルギーを要します。
だからこそ、多くの事業所が「使いにくいソフト」を我慢して使い続けています。その結果、何が起きるか？ 現場の職員が疲弊し、記録残業が増え、最悪の場合、離職に繋がります。
今回は、そんなジレンマを解決する「新たな選択肢」のご提案です。 それは、「今の請求ソフトはそのままに、記録だけを専用ツールにする」という、いわば「2階建て」の運用方法です。
なぜ「なんでもできるソフト」は現場で使いにくいのか？
そもそも、なぜ「請求も記録もできる垂直統合型ソフト」は現場から不評なのでしょうか？ それは、「誰に向けて作られているか」が違うからです。
- 請求ソフト（1階部分）：
事務員や管理者のためのもの。「正確に計算すること」「行政に提出すること」が最優先です。画面は細かく、パソコンでの操作が前提です。 - 支援記録（2階部分）：
現場職員のためのもの。「素早く入力できること」「スマホでも完結できること」「申し送りがしやすいこと」が最優先です。
これを無理やり1つのソフトにまとめようとすると、どうしても「請求機能」が優先され、記録画面は「パソコン画面をただスマホサイズにしただけ」の使いにくいものになりがちです。
現場の職員が求めているのは、請求機能優先のシステムではありません。 「ポケットからスマホを出して、30秒で記録できる」体験なのです。
請求ソフトはそのままで。現場優先の「2階建て」という解決策
そこで大切になるのが、「請求機能と記録機能を切り分ける」という考え方です。
- 請求業務（毎月）： 今まで通り、使い慣れた既存のソフトを使う。しかも、これはクラウドである必然性はありません。
- 日々の記録（毎日）： 記録に特化した、共有活用しやすいクラウド型の「かんたん支援記録カンタン支援計画」を使う。
「えっ、ソフトを2つ使うなんてコストの無駄では？ 二度手間では？」 そう思われるかもしれませんが、実はこれが最もコスパの良い投資になるケースが増えています。
メリット①： 乗り換えのリスクがない
今の請求ソフトを解約する必要はありません。データ移行の失敗や、請求ミスへの恐怖から解放されます。もし新しい記録ツールが合わなければ、やめればいいだけです。
メリット②： 職員の残業時間が激減する
記録特化型のツールは、徹底的に「入力のしやすさ」にもこだわっています。 例えば、職員一人あたり1日15分の記録時間が短縮されたとします。職員が10人いれば、1日で150分。月間で約50時間分の業務削減になります。 月額数千円〜のツール代金で、数万円〜十数万円分の人件費（残業代）が浮くと考えれば、決して高い投資ではありません。
メリット③： データ連携はCSVで対応可能
もし記録側で請求に必要な集計情報を取る場合も「情報を重複して入力する必要があるの？」という心配は不要です。 多くの請求ソフトには「CSVインポート」機能があります。フォーマットを合わせたデータを取り込むだけで、電子請求の準備は完了します。
メリット④： 記録という「集合知」を活用しやすい
本当に大切なのは「記録が書きやすい」だけではなく「活用しやすい」ことです。 これが事業所の持つ本来の価値を高めていくことにつながります。 「活用ってどうやって？」と思うかもしれませんが、それは、「活用できる環境が整っていない」ことが最大の原因だといえます。
現場を守るために、「記録」だけを変えてみる
「システム全体の入れ替え」は、経営判断として重たい決断です。 しかし、「記録ツールを追加する」だけなら、今日からでも始められます。
もしあなたが、「現場の負担を減らしたい」「でも請求ソフトを変えるのは怖い」と板挟みになっているなら、 今の環境はそのままで、記録特化型のツールを試してみてください。
「かんたん支援記録カンタン支援計画」 は、請求機能を持たない、記録に特化したクラウドソフトです。だからこそ、現場での使いやすさ・活かしやすさに全力を注いでいます。
今使っている請求ソフトや業務支援ソフトは、そのままで構いません。 まずは無料でご試用頂き、現場のスタッフにこう聞いてみてください。 「今のソフトとこれ、どっちがいい？」
その答えが、あなたの事業所が取るべき正しい戦略を教えてくれるはずです。
