ケース記録ソフトに、ICTで利便性と軽快さと翼を。
省コストで福祉支援の価値を最大化するための
支援記録(ケース記録)システム

ケース記録システム「かんたん支援記録カンタン支援計画」 このシステムの概要と目的
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記事リスト : 支援記録(ケース記録)

支援記録(ケース記録)の記入作業の「効率」と「精度」を高めるだけでなく、効果的な情報共有により、記録を「資産」として支援に活用して、福祉サービスの価値を持続的に高めていきましょう。

個別支援計画の策定・支援経過の総括に : 生成AI ( ChatGPT API ) が支援記録を要約し、個別支援計画の目標に基づいてアドバイスを提示してくれます。

日々、各利用者様の個別支援計画に基づいて支援を行っていく中で、支援記録 ( ケース記録 ) は蓄積されていきます。 一人ひとりの利用者様の支援には、多くの場合、複数の支援員様が関わることになりますので、一般的に支援記録には「自分以外の支援員」が行った「身に覚えのない」内容も含まれています。

こうして、多くの情報が蓄積された支援記録から、利用者様ごとの状況を読み解き、総体的に捉えることは短時間で出来ることではありません。 特に、モニタリング時や、新たな個別支援計画の作成の際などには、きちんと支援内容の精査と総括を行う必要があり、そこには「隠れた課題」が潜んでいることもあるかもしれません。

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福祉事業所の人材不足・採用難を解決する一手として : ICTを活用した「ワークシェアリング」ツールとしての活用法

障害福祉事業所をはじめとする、福祉・介護の現場では、求人を出してもなかなか採用に至らない、という慢性的な「人材の不足」が問題となっており、大きな社会問題の一つともなっています。

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特定の利用者様を指定して過去のケース記録を表示した際、その当時の個別支援計画が一緒に表示されるようになりました。

例えば、ある利用者様に対して「なんだか最近、出来ることが増えてきたなぁ」と感じた時に「そういえば、一年前、あるいは二年前の今頃はどんな様子だったかな?」と、過去のある期間を指定して、支援記録(ケース記録)を表示させたとします。

この時、この利用者様の「指定期間」内の支援記録が一覧表示されると同時に、この「指定期間」を含む個別支援計画がある場合には、その計画が一緒に表示されるようになりました ( 従来は常に「最新の個別支援計画」でした ) 。 これにより「当時、どのような支援計画の下で、どのような支援を提供していたのか」が、ワンストップで確認できるようになります。

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生活介護の場合:ケース記録(支援記録・ケア記録)をQRコードを使ってすばやくかんたんに記録できます。

「かんたん支援記録カンタン支援計画」は、支援員の誰もが情報にすばやくアクセス、記録することに重点を置いた支援記録システムです。

記録の入力方法は、パソコン・タブレット・スマホ等のインターネットにつながっている端末で可能ですが、その中でもスマホ(もしくはタブレット)のカメラを使ったQRコードでの入力は、パソコンに向かわなくても、支援の現場でかんたんに記録することが可能ですので、送迎専門の職員様やデジタルツールに慣れていない支援員様でも気軽に記録ができます。

ここでは、生活介護サービスの一日を例にとって見ていきましょう。

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福祉サービスの予定管理に : 利用者様の利用予定をまとめてチェック形式で登録。「今日の予定」を一目で確認できるようになりました。

「かんたん支援記録カンタン支援計画」はケース記録(支援記録・ケア記録)をデジタルデータとして「素早く記録」して即座に「情報共有」できるようにすると共に、「記録管理の効率化」そして「情報をより良い支援に活用する」ためのシステムです。

よって、基本的には記録されたデータをいかに活用していくか、という点に重点を置いています。 でも、朝の事業所で「今日は誰が出席して、どんな支援が必要かな?」だったり、グループホームなどの場合には「今日外泊するのは誰だったっけ?」といった、「今日の予定」や「明日の予定」もこのシステム上で把握できると便利ですよね。

そこで、まだ記録のない「未来の日付」に対してでも、「出席」「昼食」、「外泊」「入院」といったチェック形式の「集計項目」をチェックするだけで、「予定」として登録できるようにしました。

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支援記録(ケース記録)の「書き忘れチェック」をするための2つの方法をご紹介します。

利用者様にサービスの提供を行った際には、その日のうちに記録を書くことが基本ではありますが、場合によっては当日中に時間が確保できずに、先延ばしになってしまうこともあるかもしれません。

それぞれの利用者様の支援記録(ケース記録・ケア記録)が「毎日漏れなく書かれているかどうか」を確認するために、各利用者様の記録を一覧表示して一つずつ見返してみることでも可能ですが、記録が「どの日にあって、どの日にないのか」を、ひと目で確認する方法を2つご紹介したいと思います。

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支援記録(ケース記録)を素早くかんたんに時短記入 : それぞれの利用者様や記録対象に対して、個別のテンプレートを設定できます。

それぞれの利用者様ごとにあらかじめテンプレート( 雛形 / 様式 とも言います )を作成しておき、支援記録(ケース記録・ケア記録)記入時にはそのテンプレートに沿って記入することで、すばやく簡単に記録できるだけでなく、経験が浅い支援員の方であっても日々の記録記入がスムーズに行えるようになります。

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支援記録情報の共有が済んでいるかどうかを視覚的に確認。記録毎の既読チェックが可能になりました。

同じ法人内の支援員の方でも、それぞれ雇用体系や労働時間に違いがあるなど、支援員全員での会議や申し送りの時間を持つことが難しく、「かんたん支援記録カンタン支援計画」を利用して様々な情報を共有しているケースも多いと思います。

情報共有する上で、支援員様がお互いに「どの記録が、どの支援員に読まれているのか」を確認する必要がある場合などに役立つ『既読チェック機能』がご利用出来るようになりました。( ※初期状態では有効化されていませんので、ご利用希望の場合は申請して頂く必要がございます。)

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支援記録(ケース記録)と個別支援計画を自然に連携させることで、より良いフィードバックを循環させ、支援力の持続的な向上へと繋げましょう。

個別支援計画を日常的に意識して日々の支援に活かしましょう。

福祉の支援においては、「関係者での連携」つまりチーム作りが欠かせません。個別支援計画にもとづき、それぞれの関係者が共通認識を持って支援を行っていくというのが支援の基本的な流れになります。

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支援記録(ケース記録)一覧の中から、頻繁に使われている単語のリストを表示 : 単語の頻出度から傾向を把握できます。

かんたん支援記録カンタン支援計画」では、支援記録(ケース記録・ケア記録)を様々な条件で記録を抽出し、一覧表示することができますが、この時、記録内の単語の構成比率などから「感情極性評価値」を算出できます。

この「感情極性評価値」を算出した際、一覧として表示されている支援記録の文中でよく使われている単語を、登場回数の多い順に一覧表示できるようにいたしました。 これは記録一覧の最下部に標示されます。

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「記録のための記録」
で終わらせないために、
情報をフル活用しましょう。
「かんたん支援記録カンタン支援計画」のワークフロー