記事リスト : 支援記録(ケース記録)
支援記録(ケース記録)の記入作業の「効率」と「精度」を高めるだけでなく、効果的な情報共有により、記録を「資産」として支援に活用して、福祉サービスの価値を持続的に高めていきましょう。
個別支援計画で立てた目標を意識しながら、ひとり一人の利用者様についてケース記録( 支援記録・サービス提供記録・経過記録 )を記入していくことの大切さは分かっていても、実際にはなかなか難しいものですよね。
「かんたん支援記録カンタン支援計画」では、個別支援計画の中に「#〇〇〇〇〇〇」といった形式でキーワードを設定しておくと、そのキーワードがケース記録の入力時に青いボタンとして表示され、ワンクリックで追加できるようになります。これにより、記録を書く際に計画の目標を意識しやすくなります。
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ケース記録( 支援記録・サービス提供記録・経過記録 ) の登録にかかる手間や時間をさらに減らし、キーボード入力やスマートフォンでのフリック入力が苦手な方でも簡単に日々の記録ができるよう、新たに「QRコードを使った記録機能」を追加しました。
あらかじめ「定型文などの文章」や「出欠などの集計項目のチェック」を設定したQRコードをスキャンするだけで、特定の利用者様の支援記録に、時刻とともに内容が自動で登録されます。
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全ての利用者様の契約更新日や個別支援計画更新日などの情報を正確に記憶しておくのは難しいですよね。
「かんたん支援記録カンタン支援計画」の支援記録記入ページには、記入する際に記録対象となる利用者様を選択すると、その利用者様の以下の情報が通知されます。
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「かんたん支援記録カンタン支援計画」のケース記録(支援記録・ケア記録)入力画面には、日々の記録作業を少しでも簡単にすばやく入力するための工夫がたくさん組み込まれています。
一つひとつは小さなことですが、毎日の作業時間を少しずつ短縮していくことで、総作業時間に大きな差が出てきます。
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1つの法人で複数のサービスを運営している場合、支援員様によって担当するサービスが異なったり、複数にまたがることもあります。「かんたん支援記録カンタン支援計画」では、支援員様ごとに担当するサービスを設定したうえで、必要であれば役割に応じて、できることをさらに細かく調整することもできます。
ここでは設定の流れとあわせて、「業務日誌」など全員で共有したい情報の扱い方もご紹介します。
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支援記録( ケース記録・サービス提供記録・経過記録 )などの情報をデジタル化していく上で、「作業の効率化」や「省コスト化」はもちろんですが、情報をいかに「活用しやすい環境」で管理・運用できるか、という点は「支援の質」という本質的な事業価値に関わる大きな課題です。
「かんたん支援記録カンタン支援計画」には、これまでも、各情報の履歴をまとめて表示する方法はありましたが、より使いやすく、より情報を活用しやすい表示方法にアップデートいたしました。
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支援記録(ケース記録・ケア記録)を書いていく中で、その時事業所で取り組んでいるプロジェクトや活動などについて触れることもあると思います。
また、ケース記録だけでなく、食事の提供記録やヒヤリハット報告書など、複数の種類に分けて記録・管理している事業所様もあると思います。
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支援記録がExcelで運用される背景
支援記録をExcelで管理している福祉事業所は多く、特に小規模事業所では一般的な運用方法として定着しています。 背景には、厚生労働省や自治体の参考様式がExcel形式で提供されていることや、既存のパソコンですぐに運用を始められる点があります。
また、職員の多くがExcelに慣れているため、新しいシステムの操作教育が不要という点も導入されやすい理由の一つです。 利用者数が少ない段階では、Excelで作成し、紙に出力しファイリングするといった方法でも十分に対応できるケースは少なくありません。
Excel運用で起こりやすい課題と見直すタイミング
一方で、利用者数や職員数が増えてくると、Excel運用では徐々に管理負担が大きくなっていきます。 運用開始当初は問題が見えにくくても、日々の記録が蓄積される中で、現場ではさまざまな負担が発生します。
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支援記録 ( ケース記録・サービス提供記録・経過記録 ) には、ケースごとに様々な主旨や目的で書かれた文章が混在してくることもあります。 そのような「主旨」や「目的」など、意味的に近い「内容ごと」「課題ごと」という抽象的な条件に対してでも、記録の中から探し出せるよう、「かんたん支援記録カンタン支援計画」では、ハッシュタグによる抽出ができるようになっています。
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「かんたん支援記録カンタン支援計画」では、様々な条件下で支援記録の一覧ができますが、忙しくて時間があまりない時などは、一覧されたすべてのケース記録( 支援記録・サービス提供記録・経過記録 ) を読み込んでいくことができないこともあると思います。
また、「あの利用者様の先月のメンタルはどんな状態だったかな?」とか、取り組んでいる「この作業に対して利用者の皆様はどんな思いを持っているのかな?」といったことを、客観的に、大局的に、すばやく把握するのはなかなか難しいことですよね。
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