もう実地指導（運営指導）で慌てない！監査官に評価される「整合性の取れた支援記録」の作り方とICT活用術
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障害福祉サービスを運営する上で、避けては通れないのが「実地指導（運営指導）」です。
「不備が見つかって報酬返還になったらどうしよう……」「監査官に何を突っ込まれるか分からない……」
そんな不安を抱えている管理職の方は少なくありません。
しかし、実地指導は決して「粗探し」の場ではありません。行政が求めているのは、「利用者一人ひとりに、計画に基づいた適切な支援が本当に行われているか？」という根拠（エビデンス）です。
その根拠こそが、日々の「支援記録」に他なりません。今回は、監査官から高く評価され、事業所を守るための「整合性の取れた記録」の作り方を解説します。
監査官がチェックする「支援の黄金ルート」
実地指導において、書類の「量」よりも重要なのが「一貫性」です。以下の4つのステップが一本の線で繋がっているか、今一度確認してみましょう。
- アセスメント： 利用者のニーズや課題を正しく抽出しているか？
- 個別支援計画： ニーズに基づいた「目標」と、それを達成するための「具体的な支援内容」が書かれているか？
- 日々の支援記録： 計画に沿った支援を行い、その結果どうだったかが書かれているか？
- モニタリング： 実施した支援の結果、目標が達成されたか？ 次の計画はどうすべきか？
よくある「不整合」の例
計画： 「パニックを回避するため、静かな環境で作業を提供する」
記録： 「今日は賑やかなレクリエーションに参加し、楽しく過ごされた」
このような不整合があると、計画を無視した支援が行われていると見なされ、「計画未作成」と同等の厳しい評価を受けるリスクがあります。
評価を上げる記録作成「3つのルール」
整合性を保ち、かつ専門性を証明するためには、何に心がけるべきでしょうか？
ここで、現場で徹底したいルールを3つ、ご紹介させて頂きます。
1. 計画の「キーワード」を記録に散りばめる
個別支援計画で設定した目標キーワードを、意識的に日々の記録にも含めるようにします。これにより、「計画に基づいた支援を継続している」ことが一目で伝わります。
2. 「事実（O）」と「解釈（A）」を明確に分ける
「本人は楽しそうだった」という主観（解釈）だけでなく、「〇〇という作業中に笑顔が見られ、××回自発的な発言があった」という客観的事実をセットで書くようにします。（ F-SOAIPなどのフレームワーク活用も有効です ）
3. 変化の「プロセス」を記述する
単発の出来事だけでなく、「先週は〇〇だったが、今週は××できるようになった」といった経過を書くことで、モニタリング時の説得力が飛躍的に高まります。
「かんたん支援記録」が整合性問題を解決できる理由
手書きや汎用ソフトでの記録管理では、どうしても書類間のズレや転記漏れが発生しがちです。クラウド型障害福祉記録ソフト「かんたん支援記録カンタン支援計画」なら、ICTの力でこの「整合性」を自動的に担保できます。
- ハッシュタグ機能で「計画」と「記録」を直結 :
個別支援計画の目標をハッシュタグ化しておくことで、日々の記録時にワンクリックで紐付け。どの記録がどの目標に対応しているかが可視化されます。 - 生成AIによる要約とアドバイス :
バラバラになりがちな日々の記録を、AIがモニタリング用に要約。計画との乖離がないか、客観的な視点で振り返りをサポートします。 - アラート機能で「期限切れ」をゼロに :
モニタリングや計画更新のタイミングをシステムが通知。実地指導で最も指摘されやすい「日付の不備」を未然に防ぎます。 - 修正ログの自動保存 :
「いつ、誰が記録したか」の履歴が5年間残るため、記録の真正性（後から改ざんされていないこと）を即座に証明できます。
まとめ： 記録は「監査のため」ではなく「利用者様のため」の資産
実地指導を意識した「整合性の取れた記録」を作ることは、結果として支援の質を向上させることに繋がります。チーム全員が同じ目標（計画）を見据え、その経過を正しく共有できれば、利用者様への支援はより確かなものになります。
「記録業務に追われて、利用者と向き合う時間が削られている」 もしそう感じているなら、それはICTで解決できる課題かもしれません。
次の一歩： 今の記録が「整合性」を保てているか、一度ランダムに過去の計画と記録を照らし合わせてみませんか？ もし不安を感じたら、まずは「記録のデジタル化」から検討してみてください。
TIPS :「かんたん支援記録カンタン支援計画」は、31日間の無料試用が可能です。現場の負担を減らしつつ、監査に強い体制を作りたい方は、ぜひお試しください。
