支援記録 (ケース記録・ケア記録) の登録と編集 : 様々な記録手順に、効率的な記録作業フローを。
ケース記録を新たに書く時、あるいは既に書かれたケース記録を編集する時、人によって「効率的」と感じる作業手順はそれぞれ違うかもしれません。
記録にまつわる一連のフローを効率化できれば、より短い時間で記録作業を終えることができますので、実支援に使える時間や、支援以外の創造的な仕事などに使える時間を創出することができるようになります。
小さな事のように感じるかもしれませんが、スマホなどで「1回操作が省けるだけで利便性が向上する」という感覚は実感があるのではないでしょうか。このような習慣が業務の中での「新しい常識」になることで、時間の使い方などの意識変革に繋がり、新たな価値の創出にも繋がってくるはずです。
ケース記録を新規に登録する場合
基本的な新規記録作業は [ 日付の選択 ] → [ 利用者様選択 ] → [ 内容の記入 ] → [ 登録 ] という手順になりますが、その後のフローは状況に応じて以下のような選択肢があります。
[ 記録を確認する ] : 記録した内容を、他の記録とともに一覧できます。その日の記録が時系列で一覧されます。
[ 同様の記録を続けて登録する ] : 記入した内容を元に、次の記録を登録します。同じような内容の記録を、変更が必要な部分のみ ( 日付や利用者名など ) 修正して連続的に登録する場合などに便利です。
その他にも、通常通りのまっさらの状態からの [ 新規記入 ] や、「やっぱり少し直したい」「間違えている箇所に気づいた」ときには、その場ですぐ [ 編集 ] することもできます。
既に登録されたケース記録を編集する場合
「記録記入ページ」にて対象利用者様を選択する際、すでに記録がある利用者様には「記録あり」と表示されていますので、「編集」か「新規追加」を選択して記録編集作業を開始できます。
また、通常の時系列での一覧はもちろん、様々な条件を設定して一覧表示できる「記録一覧ページ」からも [ 編集 ] ボタンをクリックすることでも編集できます。
例えば、「特定のサービス種別内の『#清掃』というタグが設定されている記録の一覧を編集したい」という状況を考えてみたいと思います。 この条件を設定して記録を一覧させた状態で、編集したい記録の [ 編集 ] ボタンを押すことで、この記録の編集画面に入ります。
編集画面で内容を修正・更新した後、[ 記録を確認する ] ボタンを押すと、一覧ページに戻って編集した記録の確認が出来ますが、この時、一覧ページは先程検索した条件を保持していますので、同条件の他の記録も連続して効率的に編集することができます。
編集から一覧に戻った際、表示順を昇順 ( 古 → 新 ) に設定した場合を除き、常にこの挙動となりますので覚えておくと便利です。
このような作業フローもできる、ということを意識しておくと事業所全体として、あるいは個人として「どのような手順で記録を記入・編集していくのが最適なのか」を考えることも出来るのではないでしょうか。
