就労継続B型の場合 : QRコードで作業をかんたんに記録。ケース記録（支援記録・ケア記録）の効率化と正確さを高める小さな工夫。
就労継続支援B型事業所では、日々の作業実績を正確に残すことが、工賃算定や支援計画の振り返りに欠かせません。 そこで提案したいのが、利用者様ご本人による「QRコード」のスキャンによる登録方法です。作業を終えた利用者様が自らQRコードを読み込むことで、その場で作業実績が記録されます。
この方法には三つの大きなメリットがあります。
- 作業終了と同時にタイムリーな登録ができるため、記入忘れや支援員による登録漏れを防ぎ、事業所の記録の信頼性が高まること。
- 利用者様が自分の作業を確認することで「ここまでやった」という実感が得られ、主体性や自己肯定感の向上、自己選択・自己決定の機会につながること。
- 工賃計算に必要なデータを正確に残せること。
もちろん最終的なチェックは支援員が行う必要がありますが、作業終了時の一環の流れとして利用者様に作業登録をしていただくことで支援員の負担は軽減され、その分、本質的な支援に時間を割くことが可能になります。
QRコードを活用した記録は、事業所にとっては業務効率化に、利用者様にとっては「自分で行った作業」という実感につながる仕組みです。こうした小さな工夫が、工賃算定の確実性、支援の質の向上、そして事業所運営の信頼性強化などにつながっていくきっかけになるのではないでしょうか。
ここでは、就労継続B型サービスの一日を例にとって見ていきましょう。
就労継続B型事業所の一日の流れ
9時00分 ご来所
事業所に設置されているコードリーダーで、タイムカード用のQRコードを読みます。来所時刻と「出席」の集計項目が登録されました。
9時30分 〜12時 午前の作業
午前は箱折り作業を行いました。
12時の活動の終了のタイミングで、該当する作業名のついたカードを読み込ませてもらいます。
QRコードは「利用者様ごと」「用途ごと」に分けて複数種類をあらかじめ作成しておくと、記録がスムーズに行えます。
12時 〜13時 お昼ごはん
お昼ごはんの集計と、利用者様が実際に召し上がった量の記録は、壁に貼ったQRコードを支援員のスマホで読み取って行います。記録記入のために事務所のパソコンに戻る必要はなく、その場で内容を確認しながら、スマホやタブレットから直接記録できます。
加算についても、このようにこまめに登録しておくことで記録のモレを防ぐことができ、月初には集計項目をもとに国保連への請求用CSVデータを作成することができます。
13時〜 午後の活動
午後はテープ貼りを行いました。午前と同じように作業の終了のタイミングで、該当する作業名のついたカードを読み込ませてもらいます。
16時退所
ご来所時と同じように、タイムカードを読み込ませます。
「かんたん支援記録カンタン支援計画」では、あらかじめ作成したテキストや集計項目をQRコードとして印刷し、スマホなどでその場で読み取って簡単に記録できます。（定型文は60字以内で自由に作成可能です。）
たとえばこんな使い方も。
たとえば、あらかじめ感想や気分に関するカードをいくつか作成しておきます。
作業終了時など、1日の流れの中でコードリーダーにQRコードを読み取って登録していただく仕組みにすれば、利用者様が日々の振り返りや自己モニタリングするきっかけとして活用できます。
さらに、その記録を支援員が共有することで、利用者様の変化を把握しやすくなり、より適切な支援へとつなげることができます。
「かんたん支援記録カンタン支援計画」にログイン中の端末であれば、どの端末でも（パソコン、タブレット、スマホなど）QRコードの読み取りが可能です。支援員のスマホで読み取ることもできますし、イラストのようにパソコンに接続された据え置き型の専用コードリーダーを使えば、支援員が同席していなくても、利用者さま主体で作業登録ができます。事業所の運用に合わせて、柔軟にご活用ください。
