定型文とテンプレートの活用 : 選択するだけで適切な文章を挿入でき、文字入力が苦手な方でも、記録業務をスムーズに。
福祉・介護の現場では、利用者支援と並行して、支援記録を作成することが欠かせません。一方で、限られた時間の中で記録を記入することに負担を感じている現場の支援員の方も多いのではないでしょうか。
本記事では「かんたん支援記録カンタン支援計画」を使って、定型文やテンプレートの活用を中心に記録業務を効率化するさまざまな方法について、グループホームの夜勤業務を例に、具体的な活用例をご紹介します。
ご紹介する内容は、グループホームに限らず、さまざまな福祉サービスの現場でもご活用いただけます。記録作成にかかる時間を短縮しながら、記録の質を維持することで業務の効率化を図ることができます。その結果、支援の質の維持・向上はもちろん、支援員の働きやすさや人材定着にもつながる内容ですので、ぜひご参考にしていただければ幸いです。
まずは、テンプレート・定型文を登録しましょう
テンプレートも定型文も、あらかじめ決まった文言を登録しておく機能です。 そのため、登録方法は共通です。
内容記入欄の左側の「テンプレ・定型文」ボタンでスロットが選べますので、今回は 1. と 2. のスロットをテンプレートとして使用し、3. 以降を定型文として使うことにします。
定型文の場合は、改行を入れずに文言を登録することが大半かと思いますが、テンプレートの場合は、改行を入れると後で追記がしやすくなります。
書き終わったらスロットの右隣の「登録」ボタンを押すと、以下のようなダイアログウインドウが現れます。
このときに「このテンプレートを全職員で共有する」にチェックを入れると、テンプレートや定型文として登録した内容を、全職員で簡単に共有できます。
なお、このチェックボックスは管理者およびシステム管理者のみに表示されます。
今回は、スロット 1・2 にテンプレートの項目を登録し、スロット3～9 に定型文として使いたい文言を登録しました。
TIPS : 記録記入時の初期表示には、スロット1 の内容が表示されます。
グループホーム世話人の1日（夜勤の場合）
17:00 始業・申し送り確認
夜勤がスタートしたら、まずは申し送り事項が記録された「業務日誌」に目を通すところから業務が始まります。 （ 「業務日誌」アカウントの作成方法 ） また、それぞれの利用者様の今日の記録にも目を通しておきます。
「かんたん支援記録カンタン支援計画」は、インターネットに繋がっているデバイスであればPC・タブレット・スマートフォンなど、どんなデバイスにも対応しているため、事務室に戻ってきて紙の記録ノートを探したり、他のスタッフに口頭で確認したりする手間がなく、スムーズに業務をスタートできます。
18:30 夕食提供・服薬管理
利用者様がリビングに集まる夕食の時間は、コミュニケーションを図りながら落ち着ける雰囲気をつくる大切なひとときです。提供した食事の写真を「業務日誌」アカウントに添付しておくことも可能です。
「かんたん支援記録カンタン支援計画」をスマホで使うと、その場で撮影した写真を記録に添付することも簡単です。
- 食後の服薬確認も重要な業務のひとつです。服薬についてのQRコードをあらかじめ作成しておき、それをスマホで読み込ませることで、リビングでさっと記録することも可能です。
- 食事摂取状況など、量を複数段階で記録したい場合は、プルダウン形式の入力項目を利用することで、選択するだけで記録が可能です。
- また、OS（Windowsなど）に標準搭載されている機能を使って、音声入力も可能です。
- よく使うワードについては、ハッシュタグボタンにしておくことでワンクリックで内容に含めることができます。
このようにさまざまな方法で記録記入ができるため、支援の場面に応じて最適な方法で素早く入力できますし、経験が浅い支援員の方でも記入内容に迷うことなく、必要な情報を記録できます。
22:00 巡回1回目・記録入力（追記）
夜間の安否確認を行いながら、端末で記録を入力します。巡回しながらその場で記録を入力できるため、後でまとめて思い出しながら書く必要がありません。
記録内容をあらかじめ定型文として登録しておくことで、特記事項がない場合は、定型文を選択するだけで入力を完了させることも可能です。
定型文を挿入する方法をご説明します。
まず定型文を挿入したい位置にカーソルを移動させます。
スロット6の定型文を選択します。
定型文が挿入されました。
支援記録には、記録内容のほか、集計項目やバイタルなどの関連情報も含まれます。これらをあわせて「1件」として数えます。支援記録は何度でも編集することができます。既存の記録を編集した場合も登録件数は変わりませんので、利用料も追加されません。利用者様お一人につき、1日に登録する支援記録は基本的に1件です。
4:00 巡回2回目・記録入力（新規作成）
日をまたいだので新規で記録を作成しますが、初期表示でスロット1のテンプレート内容が表示されていますので、スムーズに書き始めることが可能です。
6:00〜6:30 朝食提供・服薬管理
リビングに降りてこられた利用者様に挨拶をし、一日のはじまりです。朝食提供した後で、服薬確認を行いながら、必要な情報をシステムに追記していきます。
朝にバイタル値のチェックを行っている場合は、「かんたん支援記録カンタン支援計画」のトップページにて一括入力も可能です。
9:00 終業・申し送り
記録がすでに書き溜められているため、退勤時に記録のための時間をとることなく引き継ぐことができます。
日々の支援記録から個別支援計画作成への流れ
日々記入される支援記録は、個別支援計画の作成のときに有効に活用できます。生成AIを活用した個別支援計画作成機能では、蓄積されたデータをもとに個別支援計画のたたき台を自動で作成できるため、計画作成にかかる時間を削減するとともに、日々の状況を反映した、より質の高い個別支援計画の作成に役立ちます。
「記録のために時間を取られる」のではなく、「業務の流れの中で自然に記録が完了する」——これが、現場の負担を減らしながら支援の質を高めるカギになります。ぜひ、事業所の運用に合わせた形でご活用いただければと存じます。
