Word / Excel を使って支援記録(ケース記録)や個別支援計画を作成すると、データの活用が難しくありませんか？
支援記録（サービス提供記録・ケース記録・ケア記録）や個別支援計画を、今もWordやExcelで作成している事業所は少なくありません。特に中・小規模な事業所では、Excelでの記録が定着しているケースも多いかもしれません。
一方で、「今使っているExcelのテンプレートを、もう少し使いやすいものにできないか」と感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。WordやExcelも工夫次第でさまざまなことができますが、クラウド型のシステムでなければ実現しにくいことがあります。
例えば大きな違いを生むのが、
- 時間の積み重ねである「記録データ」を、どれだけ支援に「活かせるか」
- 「個別支援計画の目標を意識しながら日々の記録を重ね、次の支援につなげられるか」
テンプレートを改善するだけではなく、このような点が変わることで「支援の質」や「記録にかけた時間の価値」を大きく高めることも可能となります。
ここでは「WordやExcel」で支援記録を入力することと「かんたん支援記録カンタン支援計画」を使った場合を比較してみましょう。
「Word / Excel」 の場合
Word や Excel で記録した場合、印刷したり、文書の保管をしておくには都合が良いのですが、書いた内容をその後も「活かしていく」ことにはあまり向いていません。
本来、日々の支援記録は、積み重なるほどに事業所にとっての「資産」になっていくはずのものです。しかし、Excel に入力したケース記録は、保存するファイルやフォルダが増え、フォルダの階層が深くなりがちです。どれだけ良いテンプレートを使ったとしても、「必要な時に必要な形で取り出しにくい情報」になりがちです。
業務の経験上、実感のある方も多いと思いますが、蓄積された情報を「見ようと思えば見れる」だけではなく、「現場でストレスなく活用できる」環境を整えることが重要です。同じ記録でも活用しやすさによって、日々の支援で得られる価値は大きく変わります。
「かんたん支援記録カンタン支援計画」の場合
「かんたん支援記録カンタン支援計画」の場合、それぞれの入力項目が意味を持ったデータとして扱われるため、「利用者様ごと」「記録者様ごと」「期間ごと」「キーワードごと」といった様々な条件を設定して、簡単に柔軟かつ横断的に検索でき、さらにその抽出結果に対して、生成AIによる解析も可能です。
TIPS : Word / Excel などとは違い「素早く起動して、すぐに確認できる」という点も大きなメリットです。 「少し手間がかかるだけで、見なくなってしまう」という経験、ありませんか？
さらに、ハッシュタグ機能を使うことで、「ひとつの記録」を「複数のタグ(分類)」に関連付けすることも出来ますので、様々な帳票に何度も同じことを書くことが無くなります。
「いつ、誰が、どのような状態で、どんな支援を行ったのか」。
蓄積された記録を、必要なときに、必要な支援員が、素早く活用できることが、より良い支援につながります。
個別支援計画との連動で、統一支援の方向性を明確に
また、「かんたん支援記録カンタン支援計画」では支援記録とあわせて、個別支援計画やアセスメントシート等の作成・管理もできます。
個別支援計画の目標には、キーワードを設定できます。このキーワードは、利用者様が目指している目標そのものです。日々の支援記録にも同じキーワードを付けることで、「今、この利用者様のどの目標に対して支援しているか」という目的意識が、記録を書くたびに自然と支援員間で共有されていきます。
さらにキーワードで記録を一覧にすれば、目標ごとの支援実績をまとめて振り返ることができ、モニタリングや次の個別支援計画の見直しにもそのまま活用できます。自然と「PDCAサイクル」が回り、事業所全体の支援の質向上につながりますし、ブレのない「統一支援」の実現も可能となります。
支援に関連する情報を「より役立てられる枠組み」で運用して、「より良い支援」を実現するために。
WordやExcelのテンプレートを工夫するだけでは実現しづらい、記録の「活かし方」そのものを、「かんたん支援記録カンタン支援計画」で体感してみませんか。
ご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にご相談ください。
