就労継続B型の場合 : テンプレートと定型文を活用した時短記録術。ケース記録（支援記録・ケア記録）の効率化と正確さを高める工夫。
就労継続支援B型事業所では、職員によって支援の視点や書き方にばらつきが生じないように、あらかじめ「テンプレート」や「定型文」を所内で整えておくと、職員が迷わず入力できるようになり、日々の記録業務の効率化にも役立ちます。
本記事では就労継続支援B型事業所において、当システムの「テンプレート」や「定型文」を使った時短記録術や、QRコードや生成AIなどの効率的な機能、そして積み重ねた記録をどのように個別支援計画の作成につなげるかなど、具体的にご紹介したいと思います。
テンプレート・定型文で、記録を迷わずすばやく
テンプレート（雛形）を決めることで誰でも迷わず記録
端末ごとに登録できる「テンプレート」には、複数のスロットを用意してあります。 1番スロットに初期表示させたい文言を登録しておくと、新しく記録を入力する際に自動で表示されます。
さらに【 管理者様限定機能 】として、1番スロットに「このテンプレートを全職員で共有する」をチェックして登録すると、全職員で初期表示させるテンプレートとして設定できます。
共有テンプレートの作成は管理者IDのみ可能です。 （共有がかかると、各スロットの文頭に地球儀のアイコンが付きます。 ）
2番スロットには欠席対応加算、3番スロットにはケース会議録など、場面ごとに複数のテンプレートを登録し、これらに共有をかけておけば、どの職員でも同じテンプレートを使うことができます。
TIPS :通常の通所作業の記録を1番スロットのテンプレートで入力したあと、15時からケース会議があるという場合は、カーソルを記録の末尾に移動させてから3番スロットを選択すれば、通常のテンプレートの後ろに、会議用のテンプレートが加えられます。
この操作のときには、「内容」にテンプレート（または定型文）を挿入しますか、というダイアログが表示されます。
文章で残す記録も、「定型文」で素早く記録
記録をスピーディーにするのが「定型文」です。 よく使う文章や支援内容は、あらかじめ「定型文」として登録しておくことができます。 慌ただしい作業の合間でも、一覧から選択するだけで記録が完了するので、文字入力が苦手な方でも負担少なく記録を続けられます。
一件一件は小さな手間でも、何度も発生する記録では積み重なって大きな時間になります。 定型文を活用することで、支援員の記録業務そのものの時短につながります。
テンプレート・定型文は全員共有はもちろん、自分専用にもできて時短に
テンプレートと定型文は組み合わせて使うことができ、全員で共有することも、自分専用にしておくこともできます。 組み合わせによっておおまかに以下のパターンに整理できます。 事業所の方針やご自身の業務に合わせて使い分けてみてください。
① 全職員共有テンプレートのみで記録する
管理者様があらかじめ複数のスロットに登録した「全職員共有テンプレート」を、支援員が記録記入時に選択することであらかた記録が完了するため、最もシンプルな運用です。 記録フォーマットを事業所全体で統一したい場合に向いています。 もちろんテンプレートを選択した後に、特記事項などを追記することも可能です。
② 全職員共有テンプレート＋全職員共有定型文を組み合わせる
「全職員共有テンプレート」で項目の骨格を表示させたうえで、記入欄にカーソルを置いて「共有の定型文」を選択すれば、よく使う文章をその場に挿入できます。 項目の統一と文章の統一を両方かなえられるため、記録の質や書き方をそろえたい場面で役立ちます。 これらの「全職員共有テンプレート」・「共有の定型文」の作成は、いずれも管理者IDからのみ行えます。
③ 自分の端末だけのテンプレート・定型文（共有なし）
①②を設定したのと別に、全職員への共有はかけずに、自分の端末にだけテンプレートや定型文を登録しておくこともできます。 たとえば、担当する利用者様が決まっている支援員様の場合、「全職員で共有するほどではないが、いつも同じような文言を記録している」というケースは少なくありません。 そうした内容を自分の端末のスロットに登録しておけば、メモ帳などの別アプリに控えてコピー＆ペーストする手間をかけずに、選択するだけで素早く記録できます。
TIPS : テンプレートと定型文は、どちらか一方だけでなく組み合わせて使うこともできます。 「まずテンプレートで項目を決め、入れたい場所にカーソルを移動させて定型文を選択する」という流れが基本ですが、例えばテンプレート＋定型文の組み合わせがいつも同じ場合は、その組み合わせ自体を1つのスロットに登録しておくことで、2段階の操作が1回の選択だけで済むようになり、さらに時短になります。
作業内容が変わるたびに、テンプレートと定型文の組み合わせを作り直して登録しなおすこともできます。 ①～③のパターンは事業所全体で統一する部分と、支援員様自身の端末に使いやすく登録しておく部分とを分けて考えるためのものですので、組み合わせながらご活用ください。 詳細
QRコードや生成AIも活用して、記録をもっと便利に
「QRコードをかざすだけ」で記録：作業実績もタイムカードも
来所時には利用者様がご自身で、事業所に設置したコードリーダーにタイムカード用のQRコードをかざしていただくだけで、来所時刻や集計項目の「出席」がシステムに自動登録されるため、支援員による記録作業の負担を軽減できます。 詳細
「数値」の記録で、日々の達成度合いをグラフで振り返る
数値項目も複数設定できますので、そちらに作業の個数や回数などを入力していくことで「感覚」ではなく「数値」として日々の変化を視覚的に確認できます。 「昨日の自分より頑張れた」という実感を、ご本人も支援員も一緒に振り返るきっかけになります。
また、利用者様お一人おひとりの推移だけでなく、事業所全体・法人全体の傾向も確認できるので、支援ノウハウを事業所全体で蓄積していく際にも役立ちます。 詳細
食事の記録や加算項目の登録から、月初の請求事務までスムーズに
食事の摂取量も、壁に貼ったQRコードをスマホで読み取るだけで記録できます。 事務所のパソコンに戻る必要がなく、その場で確認しながら記録できるのも支援員にとって助かるポイントです。
あわせて、加算の対象となる集計項目もその場でQRコードから登録しておけば、記録漏れを防げます。 月初には、これらの集計項目をもとに国保連請求用のCSVデータを作成することもできるので、月末月初の請求事務の負担も軽くなります。 詳細
記録を次に活かす：生成AIによる要約とアドバイスからの個別支援計画の下書き作成
積み重ねた記録は、次の支援・次の個別支援計画の見直しに活かすことが大切です。 「かんたん支援記録カンタン支援計画」では、こうした記録の活用をサポートするため、生成AIを活用した機能を搭載しています。 蓄積された支援記録をもとに、利用者様の状況や特に気を配りたい点を整理し、支援記録の重要ポイントの要約や、今後の支援に役立つアドバイスを生成します。 詳細
さらにその要約をもう一歩進めて、生成AIで個別支援計画の下書きまで作成することができます。 日々の支援記録を振り返るだけで終わらせず、そこから得られた情報や気づきを次の個別支援計画づくりへとつなげることができます。 個別支援計画作成にかかる負担を軽減し、より充実した支援内容を検討するためのサポート機能です。 詳細
在宅での就労支援という選択肢にも
ここまでご紹介した機能は、事業所に通所される利用者様だけのものではありません。 就労継続支援B型では、本人の希望と市町村の判断に基づき、在宅でのサービス利用も制度上認められています。 「かんたん支援記録カンタン支援計画」なら、利用者様に閲覧専用アカウントを発行することで、ご自宅からシステムの記録閲覧ができるため、在宅訓練で必須の1日2回の連絡・進捗確認と日報作成にも対応しやすくなります。 詳細
テンプレートや定型文での時短記録はもちろん、作業実績のQR記録、数値での達成度の振り返りやAIの活用、在宅支援への対応まで、「必要な情報にすばやくアクセスし、記録できる」という特長を、就労継続支援B型事業所のさまざまな場面で活かしていただけます。 貴事業所の運用に合わせて、ぜひご活用ください。
