放課後等デイサービスの職員間共有・記録の申し送りをデジタル化 : 伝え忘れゼロへ。
放課後等デイサービスや児童発達支援の現場では、
- 「支援員同士の申し送りを、口頭でのミーティングや紙の業務日誌だけに頼っていて、伝達漏れが心配」
- 「保護者様への連絡帳とケース記録を、別々のツールでそれぞれ書いている」
そんな声をよくお聞きします。
「かんたん支援記録カンタン支援計画」は、ケース記録（ ≒ 支援記録・ケア記録・サービス提供記録・経過記録 ）をデジタルデータとして「 素早く記録 」して即座に「 情報共有 」できるようにするだけでなく、「記録管理の効率化」そして「情報をより良い支援に活用する」ためのシステムです。
ケース記録（ ≒ 支援記録・ケア記録・サービス提供記録・経過記録 ）や、保護者様との連絡帳をペーパーレス化し、日々の業務を大幅に効率化する例として、ここでは、放課後デイサービスや児童発達支援の現場での使い方を想定してご紹介したいと思います。
支援員同士の記録共有・申し送りは、書くだけで完了します。
放課後等デイサービスや児童発達支援の現場は、非常勤やシフト制の支援員が多く、支援員同士がすれ違いになりやすい職場でもあります。 口頭での申し送りや紙の業務日誌だけに頼っていると、伝え忘れや転記の手間などが起きることもあるのではないでしょうか。
「かんたん支援記録カンタン支援計画」ではそれぞれの端末で、同じ記録をリアルタイムに閲覧・追記できます。 特別な共有の手続きは必要なく、支援記録を書くこと自体が、そのまま支援員間の申し送りになります。
過去の記録も、一覧で表示されるので、出勤時にさっと目を通すことができます。 利用者名をクリックすれば、その利用者の記録入力画面へ直接移動でき、そのまま記録作成へとスムーズに移れます。 記録には写真を複数枚添付することも可能です。
また、利用者さまごとの記録に加えて、事業所全体に関わる申し送り事項をまとめておきたいときは、「業務日誌」等のアカウントをご活用ください。 詳細
さらに、個別支援計画の目標に「#」を付けて記録と関連付ける「計画キーワード」の仕組みを使えば、5領域の視点を含めた目標を意識しながら記録を書くことになるため、支援員によって伝え方や注目点がバラバラになりにくく、事業所全体で目的意識が自然に揃っていきます。
個別支援計画やアセスメントシート等には、複数のテンプレートをあらかじめご用意しています。 自事業所の運用に合わせて加工も可能です。 また、AIを使ったテンプレートの自動作成も可能です。 詳細
出勤時のミーティングで当日の予定を把握。
システムのトップページでは、「今日は誰が来所するのか」「送迎が必要な児童は誰か」といった当日の予定を確認できます。 もちろん、「昨日」や「明日」の予定も表示可能です。
前のセクションでご紹介した「業務日誌」で申し送り事項を確認したら、当日は登録済みの記録を開き、支援内容を追記・編集してください。
スキマ時間でかんたん記録
児童を学校にお迎えに行ったときの状況をスマートフォンやパソコンで記録することもあるかと思います。 入力途中の内容は一時保存できるため、スキマ時間を利用して後から追記や修正も可能です。 記録は何度でも加筆・修正でき、業務の流れに合わせて柔軟に運用できます。 既存の記録を編集した場合も登録件数は変わりませんので、利用料も追加されません。
また、よく使う文章は「定型文」として複数登録できますので、大幅な時短に繋がります。 詳細
来月の利用予定を登録する
保護者様から提出された「来月の利用希望」をもとに、来月分の予定を登録しておくと、当日はトップページに来所予定者が一覧表示されます。 詳細
誰が来所する予定なのかをひと目で確認できるため、支援や受け入れの準備を効率よく進められます。
保護者様と「コメント欄」を使ったやりとりも可能です。
予定の登録が完了すると、保護者様はご自身の端末から、対象の日付を選択してコメントを投稿ができます。
※当システムでは事業所の支援員以外の外部関係者（相談支援専門員、日中活動先の支援員、世話人、保護者など）に発行する閲覧用のアカウントを「関係者アカウント」と呼びます。 保護者様がコメントを行うためには、あらかじめ「関係者アカウント」を発行しておく必要がございます。 詳細
支援員が、支援員間でのみで共有したい内容は「支援記録記入」で、保護者様へお伝えしたい内容は「コメント欄」に記入するといった、記録の目的や共有相手に応じて使い分けることもできますので、コメント欄を通じて、事業所と保護者様との双方向のやりとりができます。
※閲覧用の「関係者アカウント」 においては、記録の「表示する内容」も制限できます。 詳細
外部の関係者に対して、必要な記録だけを選んで共有することが可能です。
相談支援専門員様や学校など、外部の関係者様との共有
保護者様だけでなく、相談支援専門員様や、日中活動先の支援員様、学校の担当者様など、事業所の外の関係者様と記録を共有したい場面もあるかと思います。 この場合も同じ「関係者アカウント」の仕組みを使い、特定の利用者様の記録閲覧とコメントを、必要な範囲だけ許可することができます。 見せる範囲の絞り込み方は、先ほどの保護者様向けの設定と同じになります。 詳細
以下のセクションは放課後等デイサービス特有の内容です。 児童発達支援のみをご利用の事業所様は読み飛ばしていただいて構いません。
放課後等デイサービスガイドラインでは、学校で作成される個別の教育支援計画等と、放課後等デイサービス計画（個別支援計画）を連携させ、学校との役割分担を明確にしながら支援することが求められています。 また、不登校のお子さまについては、学校や教育支援センター等の関係機関・保護者と連携しつつ、本人の気持ちに寄り添って支援していく必要があるとされています（厚生労働省「放課後等デイサービスの現状と課題について」）。 こうした学校との連携の場面でも、上記の「関係者アカウント」の仕組みが活用できます。 学校の担当者様に、必要な範囲の記録だけを閲覧いただく、といった運用も可能です。
その他の便利な機能
- Eメールの一斉配信：支援員様や保護者様へ一斉送信が可能です。 サービス種別ごとの送信にも対応し、受信者がメールを確認したかどうかが分かる「開封通知機能」も利用できます。
- 既読チェック機能：どの記録をどの支援員様が確認したかを把握できます。 詳細
- 送迎加算・家族支援加算・専門的支援実施加算など事業所の運用に応じて、必要な加算項目を複数設定できます。
5領域の視点を踏まえたアセスメントシート
令和6年度（2024年度）の報酬改定により、児童発達支援・放課後等デイサービスでは、「5領域（①健康・生活 ②感覚・運動 ③認知・行動 ④言語・コミュニケーション ⑤人間関係社会性）」の視点を踏まえた総合的なアセスメントおよび支援計画の作成が必須となりました。
「かんたん支援記録カンタン支援計画」では、こども家庭庁の「障害児の調査項目（5領域20項目）」に対応したテンプレートをあらかじめ搭載しており(2026年5月〜)、項目名や内容も自由に編集できます。
日々の記録作成やアセスメント業務も、こうしたテンプレートを使えば効率よく進められます。
作成した個別支援計画・アセスメントシートを行政の参考様式に合わせて出力する事も可能です。 詳細
支援員の数にも、事業所の数にも縛られない料金
「かんたん支援記録カンタン支援計画」は、様々な障害福祉サービスに対応できる汎用のクラウド型ケース記録システムです。 1つの法人様で複数のサービス(事業所)を運営している場合も、初期設定費用は3,300円（税込）の1回のみ。 その後は、実際に記録した件数に応じた従量課金制で、利用する支援員の人数や端末数が増えても追加料金はかかりません。 詳細
日々の記録作成、支援員同士の情報共有、保護者様や関係者様とのやり取り、5領域を意識した計画づくりまで、「かんたん支援記録カンタン支援計画」ひとつでまとめて対応できます。
まずは1ヶ月無料で、本番と同じ環境でご試用いただきご確認いただければと思います。
