支援記録記入ページにテンプレート(様式)を適用して、統一支援に役立てましょう。
ケース記録（ ≒ 支援記録・サービス提供記録・経過記録 ） に事業所独自の記録用紙やエクセルやワードのテンプレート(様式)などを使っているケースも少なくないと思います。
テンプレートを利用することで、記録の体裁を統一できるだけでなく、「何を書くべきか」という注目点を支援員同士で共有できるという効果もあります。さらに、記載すべきポイントをあらかじめ統一しておくことで、支援の方向性がブレにくくなるというメリットも期待できます。ここではもう一歩踏み込んで、記録をより“活かす”ための方法について考えてみましょう。
なぜ「紙」や「エクセル」ではなく、記録システムなのでしょうか。
記録システムを導入すると、作業時間を短縮できるのは言うまでもありません。ですが、もっと本質的に重要なポイントは、「記録情報を有効に活用できる環境」が整うことです。
この整った環境こそが、より良い支援や次のステップを登るための「新しいアイデア」や、それを実現するための「時間」を生み出してくれるのです。
一方、紙やワード、エクセルでの記録管理は、時間をかけて作った記録であっても、あとから見返したり共有したりするのが難しく、「活用しにくい情報」になりがちです。
支援の質を高めるためには、「必要な支援員が、必要な情報に、すぐアクセスできる」ことが欠かせません。これは、よりよい支援体制の構築にも、働きやすい職場づくりにも直結します。
「かんたん支援記録カンタン支援計画」では、支援記録記入ページにあらかじめ項目名を表示させておいて、その項目に沿って入力できます。シンプルな仕組みですが、だからこそ、項目の増減やテンプレートの変更もその場で対応できる柔軟性があります。また、必要に応じて「テキスト記入欄」や、「チェック選択式」「プルダウン選択式」の項目なども追加できます。
さらに、記録の分類や注目すべき記録の抽出をかんたんに行うには、ハッシュタグ機能をうまく活用することが効果的です。こうした少しの工夫で、支援に対しての記録情報の活用がいっそう進みます。
支援記録の記入ページでは、「内容」欄に記入を始める際、テンプレートを設定しておくことであらかじめ記載すべき項目が表示されます。そのため、ケース記録・支援記録に独自のテンプレートを使用している事業所様でも違和感なくご利用いただけます。
また、ケース記録にまだ不慣れな支援員の方にとっても、「何を、どのように記録すればよいか」がひと目で分かるため、記録に対するハードルを下げることができます。
そして一つひとつの記録は、支援の質を向上させるための情報資源として、その後いつでも簡単に参照・活用できる状態で管理可能となります。
「情報」をいかに活用できるか、これは「支援の質」を高めていくための大きなポイントになります。
さて、上記テンプレートに実際に記入して表示させると以下のような表示になります。
プルダウン形式などのカスタマイズが必要な支援記録のテンプレート設定は、弊社側で設定させていただきますので、「サポートへ連絡」ページよりお気軽にお問い合わせください。
端末ごとに独自のテンプレートを設定したい場合
また、この共通テンプレートの他に、端末ごとにテンプレートを設定することもできます。
この方法は、支援記録記入ページにて、テンプレートとして登録しておきたい内容を入力し、「テンプレート登録」ボタンを押すだけで登録できます。（最大9種類。）支援員さまが記録を記入する際に9種類の中からひとつを選択して使用するイメージですので、気軽に、簡単にご利用いただけます。
こちらの「端末ごとのテンプレート」を設定した場合には、共通テンプレートよりも優先されて適用されます。
利用者様ごとの独自テンプレートとの組み合わせ
さらに、[ ユーザー管理 ] ページでは、利用者様ごとや、目的別に独自テンプレートを設定することもできますので、上記のテンプレートと組み合わせて利用することで、独自テンプレートが設定されている対象への記録時には、独自テンプレートを利用し、設定されていない対象には、初期設定テンプレートを適用する、ということが可能です。
( ※ 2021年12月以前にご契約された方は、ご利用希望の申請が必要となります。 )
利用者様ごとのテンプレートだけではなく、「業務日報」や「ミーティングメモ」用にテンプレートを用意してご利用頂くこともできますので、上手に組み合わせてご利用頂ければ幸いです。
