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支援記録(ケース記録)システム

ケース記録システム「かんたん支援記録カンタン支援計画」
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ケース記録時に集計できるデータから、国保連へ請求伝送するためのデータ作成方法の一例です。

「かんたん支援記録カンタン支援計画」では、日々の記録を付ける際に、チェック形式にて、出席、欠席対応、昼食や送迎等の加算についての集計をとることができ、その情報をCSVファイルにて取得することが可能です。(出所退所の打刻はQRコードでも行うことができます。)

CSVファイルは表計算ソフトで簡単に加工できます。例えば、請求用のソフトウェアなど(別途ご用意して頂く必要があります)にあわせて、一度変換用のシート等を作っておけば、請求処理を半自動化することも可能です。

国保連請求データ作成用ソフトに読み込むためのデータを作成する場合の例

まずは、具体的なCSVデータの取得方法を以下に示します。

  1. 集計 ▶ 集計項目 ▶ 表示対応期間で集計すべき一ヶ月を指定します。
  2. 記録の無い日も表に含めるのチェックボックスにチェックを入れ、CSVダウンロードのボタンを押します。
  3. すると使っているパソコンにCSVにてデーターがダウンロードされます。

そのCSVをお使いの請求専用のソフトウェアの仕様に合わせてフォーマットしていただければ入力の手間が省けるわけですが、例として、エクセルを利用して請求ソフトウェア用にデータフォーマットを変換する場合の一例を示します。

「かんたん支援記録カンタン支援計画」からダウンロードしたデーターがシート1にあるとします。関数を使って請求専用のソフトウェア用のデーターをシート2に作ることとします。

まず出席と欠席対応についてです。シート1のD3のセルに出席の◯印が付きます。欠席対応をした場合はE2のセルに◯印が付きます。休業日等、何も無かった日は空欄になります。

仮に請求専用のソフトウェアで、出席が1、欠席対応が欠席、なにもない日は空欄というデータに変換するという指示があった場合、以下の数式で指示の値を返すことができます。

=if(‘シート1’!D3=”◯”,”1″,if(‘シート1’!E3=”◯”,”欠席”,””))

次に送迎についてです。仮に請求専用のソフトウェアで、迎えが1、送りが3、迎えと送り両方が2というデータに変換するという指示があった場合、以下の数式で指示の値を返すことができます。

=SWITCH(‘シート1′!G2&’シート1’!H2,”◯◯”,”2″,”◯-“,”1″,”-◯”,”3″,””)

このような変換用シートを一度作っておけば、このシートにCSVデータを貼り付けるだけで、用途にあわせたデータを作成することができます。

現時点では「かんたん支援記録カンタン支援計画」からダイレクトに国保連請求をかけることはできません。全ての事業所様にとって、低コストで大きな効果を得られる部分に開発をフォーカスするためにも、現時点では請求処理部分は切り離しています。

小さな事業所様の場合、月に一度の請求にかかる作業量がそれほど大きくなく、請求ソフト導入の対費用効果が合わない場合もあると思いますが、このような形で請求処理も半自動化すること自体は可能です。

CSVデータは汎用性の高いフォーマットですので、それぞれの目的に応じて加工して2次利用等していただければ幸いです。

掲載日 : 2020年2月25日 / 更新日 : 2021年5月19日

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