放課後デイサービス等や児童発達支援での児童の『連絡ノート』として、保護者様ともかんたんに情報共有できます！
放課後デイサービスや児童発達支援の現場で、保護者様への連絡帳とケース記録を、別々のツールでそれぞれ書いていること、ありませんか？
ここでは、「かんたん支援記録カンタン支援計画」のシステム上で使える「保護者連絡ノート」で情報共有を行う方法や設定についてご紹介します。
「連絡ノート」を使い始めるまでの流れ・使い方
では実際、「連絡ノート」を始めるためのアカウント登録の手順をご説明します。
「連絡ノート」を使い始めるには、最初に利用児童を児童発達支援や放課後等デイサービスに登録していることが前提です。
まだ各サービスに利用児童が登録されていない場合は、まずユーザー登録を行ってから以下を進めてください。
- 各児童の連絡ノートを作成する
- 保護者の閲覧用アカウントを作成する。
この２つのアカウントを追加で作成します。
「児童名＋連絡ノート」のアカウント（記録対象）の登録方法
管理画面の「ユーザー管理」で、
- ユーザー区分:『利用者(記録対象)』にチェック。
- 名前:『児童名＋連絡ノート』など任意の名前を入力。（このときに性別は選択せずでかまいません。）
- サービス種別:『保護者連絡ノート』を選択。
- 更新を押す。
サービス種別の項目で「連絡ノート」を選ぶのは、少し違和感を感じるかもしれません。当社のシステムは特定のサービスに特化しない分、さまざまなサービスに対応できる仕組みになっています。今回の「連絡ノート」は、このサービス種別という区分の仕組みを少し発展させてご用意したものです。
連絡ノートに記録をする方法
- メニューから支援記録記入を選びます。
- 記録対象で該当する『児童名＋連絡ノート』を選択し保護者様に連絡したい内容を記入。
- 更新を押す。
多くの場合は、普段のケース記録をコピー＆ペーストし、他に保護者様に伝えたい内容があれば書き加えるだけです。特に追記することがなければ、あらかじめ登録しておいた定型文を選ぶだけで完了します。（定型文の登録・活用方法はこちらの記事でも詳しくご紹介しています）。
LINEや紙の連絡帳に、わざわざ書き直す必要がなくなります
TIPS : 記録対象として出てこない場合には…
ユーザ管理ページにて、ご担当職員の [ 担当サービス種別 : ] として、「保護者連絡ノート」が選択されているか、ご確認下さい。
次に保護者さまが閲覧するための保護者様用のアカウントを設定します。
「保護者」アカウント（閲覧用）の登録
- ユーザー区分:『関係者(特定の利用者記録閲覧用)』にチェック。
- 名前『たろうさんのご家族』など、対象の児童の名前が入った名前で設定。
- メールアドレス（またはID）とパスワードを設定。
- 「閲覧可能な利用者」:該当する『児童名＋連絡ノート』を選択。
- 更新を押す。
あとは保護者様に御社専用のURLとログインするためのemail ( または ID )とパスワードをお伝え下さい。
保護者様側の画面（スマートフォンの場合）
こちらは、支援員が記録した内容を保護者様がスマートフォンなどでご覧になる際の画面です。
記録に対して保護者様からコメントをいただくことも可能なため、スムーズなコミュニケーションにお役立ていただけます。
すべてのお子様に関わる連絡事項がある場合は、メニュー内の「一斉配信」▶「メール送信」の一斉配信機能を使うことで、一度に情報をお届けすることも可能です。
まずは試してみませんか？
「専用システムではないから」と迷われる前に、まずは1ヵ月の無料試用で実際の使い勝手を確かめていただければと思います。お気軽にお申し込みください。
