児童発達支援や放課後等デイサービスなどをご利用されている保護者の方にとって、お子さまが事業所でどのような活動をしているのかは、とても気になることだと思います。実際、多くの事業所では、支援員と保護者の間でノートなどを使って日々の様子を共有する取り組みが行われているのではないでしょうか。
あるいは、グループホームなどの現場でも、「支援内容や生活の様子を、日中活動先と共有したい」といったニーズや、「相談支援専門員と記録情報をスムーズに共有したい」といった声もあるかと思います。
私が、このケース記録システムで記録を書くときに、もっとも意識していることは「その情報が、その後の支援に役立つ情報かどうか」という視点に立って書く、ということです。
いろんな条件で、すぐに記録情報を一覧にできるので、ケア会議や個別支援計画を作成するときに役立つのはもちろんなのですが、他の支援員がより良い支援を行っていく上でも、現場で「今は何をするのが正解？」という支援の方向性を判断するための「活きた記録」となるよう、書き方を心がけています。
その点、この「かんたん支援記録カンタン支援計画」は、記録を読む時だけでなく、書くときにも、自然とその視点を得られる仕組みがたくさんあるので、意識しやすいです。特に計画キーワードやハッシュタグといった機能は、意思共有がクリアになって、必要な情報がわかりやすくなるので、とても効果的だと感じています。
様々な条件ですぐに情報を探せます
また、これまでに蓄積されたたくさんの記録から、知りたいと思った情報を、手元にあるスマホで直感的に、いつでも、すぐに探せるので、このことがただの「支援員同士の情報共有」だけに留まらず、事業所全体で現場支援のレベルアップにも繋がりました。
このシステムを導入する前には、ワードを使って記録していたのですが、一度記録すると、過去の支援記録から情報を探すだけでも時間がかかってしまうので、よほど必要としている情報でない限り、わざわざ探し出して開いて内容をチェックする、ということはしていませんでした。 続きを読む
福祉支援の現場では、事務作業にじっくり時間を割くのが難しいことも多いかと思います。
そんな中で、それぞれの支援員が記録を作成し、支援内容をお互いに確認しながら、支援の方向性に一貫性を持たせていくのは、簡単なことではありません。それなりの努力と工夫が求められます。
この課題を解決するには、ちょっとした隙間時間に少しずつ記録を追記したり、その内容を関係者と共有したりできる環境を整えることが大切です。
そして実際には、そうした作業にかかる時間は、都度都度ならごく短いもので済むはずです。
支援記録(ケース記録・ケア記録)や個別支援計画に限らず、文書の作成には Word を利用している事業所は少なくないようです。また、表形式で Excel を用いて記録している事業所も多いのではないでしょうか。
確かに文書の作成には Word が、一覧表の作成には Excel が、定番で使いやすいツールなのですが、支援記録や個別支援計画においては、時間をかけて書いた「記録データ」を、どれだけ「活かす」ことができるのか、という点も重要で、これによって「支援の質」や「支援に使える時間」、「記録にかけた時間の価値」は大きく変わってきます。
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ケア会議や事業所全体に関わる打ち合わせの内容など、職員間で共有するべき情報は多岐にわたります。が、紙面の回覧では時間がかかったり、職員同士の時間が合わせづらかったり、共有自体が手間だったりと、意外とスムーズにいかないこと、ありませんか？
「かんたん支援記録カンタン支援計画」では、ユーザー登録にて、「引き継ぎ」や「業務日報」などを記入しておくための「記録対象ユーザ」を登録することも可能です。そこに事業所全体での共有が必要な情報（伝達事項や会議録など）を記入しておき、支援員間で情報を即時共有していく、という使い方もできます。
そして、その情報の確認は、各支援員の「都合の良いタイミング」で「非同期」に行うことができます。
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障害者福祉・介護福祉事業に携わる者にとって不可欠なのが、毎日の支援記録 (ケース記録・ケア記録) です。
毎日の支援業務の中で、記録に費やす時間は、その情報を活用できなければ、「無駄」にも感じられてしまうものかもしれません。
一方、費やした時間以上に、有効活用できれば、記録情報は「プラス」の資産となります。 そして、活用度をより高められれば、その分、成果も大きくなり、資産としての価値も蓄積していきます。
情報が大きなチカラを持つ現代では、いかに「有益な情報」を蓄積し、いかに「活用」していくか、ということが、「仕事の質」を担保していく上で、とても重要なカギとなっています。
また、丁寧に充実した記録をとり、活用していくことは、利用者様のQoL向上だけではなく、支援する側の仕事に対する 「充足感・働きがい」 という、プライスレスな価値にもつながります。
そんな、目まぐるしく変化する今の時代に、福祉事業所にとって普遍的な価値である、「支援の質の向上」という、最も重要な課題に対して、どのように情報を活用していけば良いのでしょうか？
例えば、記録などの「必要な情報」を「必要な時」に確認することができ、どのような個別支援計画のもとに、誰が、いつ、どのような支援を行っていて、「今どんな状況なのか」を、関係する支援者全員が常に把握・共有しておくことは、スマートで無駄のない統一支援につながります。
TIPS : 利用者様の概況を、パッと把握したい時には、生成AIによる「要約とアドバイス」を活用して、支援の要点・課題点などを確認できます。
また、業務時間内の「小さなすきま時間」を上手に無駄なく使うことが、できる環境なのか、できない環境なのか、ということは、「現場支援に使える時間」や「仕事の効率」、また「働き方の柔軟性」などにも影響を及ぼします。
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